檔案是人們在社會活動中形成的一種歷史記錄，它客觀地記錄了人們在政治、經濟、科學、技術、文化等各個方面的歷史發展過程。隨著經濟和社會的發展，檔案的文化性質和社會性質逐步強化，利用的范圍和對象逐步擴大，檔案在社會主義現代化建設各領域中發揮的作用越來越大，查詢利用的頻率越來越高。而且隨著社會信息化進程的加快,信息已經成為人類社會活動和經濟活動的必要資源。信息技術的高速發展和推廣應用使得信息產業成為國民經濟中最具有增長活力的部門和重要的支柱產業之一。而檔案做為一種原生的信息資源,其重要性正日益凸顯出來,檔案數字化建設是信息技術發展的必然需求,另一方面國家對信息資源開發重視程度的提高推動了檔案數字化建設發展。檔案數字化建設是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求,是檔案工作者目前一個非常重要和緊迫的任務。

目前，大多數檔案館保存的檔案信息形態主要以紙質、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應于傳統的管理與傳播方式，即實施手工管理和點到點的傳播，即便是經過編研等初步加工，編輯印發檔案資料，實現點到面的傳播，其覆蓋面也還是太小，很難跟上現代經濟和社會的發展進程。同時，檔案信息資源的經濟價值和社會價值也難以得到充分實現，更難適應當今社會管理日趨數字化的大形勢，傳統檔案的保管利用方式越來越受到局限，因此加快推進檔案管理數字化勢在必行。

一、檔案數字化的含義及主要內容

（一）檔案數字化的含義。

檔案數字化建設，是指在檔案管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應用計算機技術、掃描技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新信息技術，對檔案信息資源進行數字化管理和提供利用。檔案數字化管理是一個新生事物，相對傳統管理而言，在優化管理者知識結構、隊伍結構、提高管理者素質、促進現代管理技術應用、保護原紙質檔案和改善其利用方式等方面有著特殊意義。

（二）檔案數字化的主要內容

檔案數字化主要包括檔案目錄信息的數字化，建立檔案目錄數據庫；載體檔案的數字化，如紙質檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數字化，建立檔案影像數據庫或多媒體數據庫；檔案專題信息的采集與建庫。

二、檔案數字化的意義

（一）提高了工作效率

檔案是一種豐富的信息資源，它記載著社會發展各歷史時期進展的全過程，匯集著豐富的、大量的各方面的知識。傳統檔案的存儲載體以紙質居多，紙質檔案要存儲記載豐富的、大量的檔案信息資源的話，其檔案的數量、質量、所占的空間，都將是十分龐大的，而要將這些檔案整理好、保管好、充分利用、發揮價值，具體從事檔案館藏工作的同志就必須承擔許多繁瑣的工作，重復勞動多，勞動強度大。檔案數字化加工之后，利用計算機等現代化手段來管理檔案，可以收到事半功倍的效果，從而使檔案管理人員從繁重的體力性工作中解脫出來，集中時間和精力致力于檔案與信息資源的開發和利用工作，增強了工作效率，提高了工作質量。

（二）有效保護了原紙質檔案

我們現存的珍貴文獻和檔案記載著各地燦爛的文化與悠久的歷史，必須加以妥善保管，并要想方設法延長其保存期限。過去的材質和現行的紙質材料，都難以達到這一目的，檔案數字化能有效地保護檔案原件。通過數字化處理制作數字化副本代替原件使用，把原件妥善地保存起來，便可以有效地延長原件的保存時間；數字化副本異地保存，輸出縮微膠片供永久保存，以防因長期翻閱造成字跡模糊或破損，甚至是在出現天災人禍的情況下遭致毀滅性的破壞，達到了保護作用，從而從根本上做到了保護原件、利用原件，發揮珍貴文獻和檔案的價值。

（三）改善了利用方式

紙質檔案數字化還能改善檔案的利用方式。一份數字化加工后的“孤本”檔案，可以通過計算機網絡查詢利用平臺，同時提供給所有需要它的人共享，“孤本”不再是限制；檔案數字化以后，將已開放的檔案上網，這樣所有利用者就可以隨時上網利用檔案信息資源，“時間”不再是限制；數字影像文件可以通過計算機局域網或者廣域網進行異地傳輸，使異地調閱利用成為可能，擴大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案，免去了利用者過去異地查檔的奔波之苦，“空間”不再是限制。

（四）充實檔案館網站內容

絕大多數檔案館都建有自己的檔案網站，公開一些業務動態信息、編研成果和開放檔案信息資料，但是往往因為業務單一、人員緊張等諸多原因，造成內容匱乏，更新少、更新慢等現象?，F在通過將豐富的館藏檔案信息化和數字化，再通過鑒定，分類、分期逐步公開充實到檔案館網站，可以有效解決各檔案館網站普遍存在的網上信息資源匱乏的通病，也使得藏在深閨的檔案瑰寶得以重見天日，發揮應有的價值。

（五）加快推進數字檔案館建設

數字檔案館是21世紀檔案館的發展方向，是指將計算機技術、通訊技術以及與之相關的軟件技術用于檔案館的信息采集、處理、存儲、檢索和傳輸的信息管理系統。相對于電子政務，可稱之為電子檔案館，相對于傳統的實體檔案館，也可稱之為虛擬檔案館。建設數字檔案館需要建立檔案館局域網，實現檔案館辦公自動化，同時要實現與政務網聯通，還要在互聯網上建立公共網站等網絡及軟硬件支持。但是最核心的內容就是建立數據庫并對檔案逐一進行錄入，它是數字檔案館建設的瓶徑，因為其工作量十分浩大，因此盡快對傳統檔案進行數字化加工是傳統檔案館走向數字檔案館的基礎性工作和必經之路。

綜上，隨著計算機網絡的進一步發展，檔案數字化越來越明顯的表現出優越性，我們要充分認識到檔案管理數字化的意義，更多的考慮如何加強數字化建設。但是，檔案數字化工作是一個龐大的系統工程，在推進中我們會遇到各種各樣的困難和挑戰，面對諸多問題，我們一定要不斷探索和研究新方法，分析新形勢，解決新問題，加快檔案數字化的進程。