本系統充分利用現代信息技術，實現對不同種類各種載體類型檔案資料的數字化采集、管理、利用和保存，顯
著提高檔案信息管理的現代化水平和服務保障能力。本系統由檔案信息綜合管理和網絡信息共享服務兩部分組成。檔案信息綜合管理部分采用C/S結構，由數字化處理子系統、信息管理子系統、信息服務子系統和數據庫管理子系統組成；網絡信息共享服務部分采用B/S結構，由信息發布子系統和Web管理子系統組成。
系統組成圖如下：
 

 

 一、系統功能如下：
　　1、數字化處理子系統
　　1.1 完成“檔案信息化”工作，工作對象為“實體檔案”，包括“紙質、照片、錄音、錄像、實物”等。
　　1.2 主要功能有紙質掃描、圖像優化、錄音轉換、錄像轉換、質檢入庫、后臺控制等。
　　2、信息管理子系統
　　2.1 完成“信息檔案化”工作，工作對象為“電子文件”，包括“數據庫、文本、表格、聲音、圖形、圖像、
　　　　視頻、動畫、多媒體”等。
　　2.2 完成入庫“數字化檔案”的維護工作，維護工作對象為“目錄數據庫”和“影像數據庫”，包括“增加、
　　　　刪 除、修改、查詢、打印”等功能。
　　 2.3 完成入庫“數字化檔案”的管理工作，管理工作事項包括“分級管理、過程管理、實時管理”。分級管理
　　　　是指“全宗級管理、卷（盒）級管理、文件級管理、專題級管理、全文管理”等；過程管理是指“接收、
　　　　鑒定、統計、管理、利用”等；實時管理是指“在線登記、在線歸檔、在線統計、在線督導、在線答疑”
　　　　等。
　　 2.4 主要功能有全宗管理、接收組卷、錄入維護、電子文件管理、目錄樹結構維護、檔案編目、光盤制作、檔
　　　　案統計、報表打印、庫房管理、鑒定銷毀等。
　　 3、信息服務子系統
　　 3.1 完成對“內部用戶”提供信息服務和管理工作。
　　 3.2 主要功能有信息檢索與顯示、借閱管理、用戶管理、日志管理等。
　　 4、數據庫管理子系統
　　 4.1 完成“數據庫”的日常管理工作，工作對象為“目錄數據庫”和“影像數據庫”。
　　 4.2 主要功能有庫結構導入、庫結構維護、數據備份和恢復、數據遷出、數據加密、數據導入導出
　　　　等。
　　 5、信息發布子系統
　　 5.1 完成對“外部用戶”提供“公用信息和檔案信息”服務。
　　 5.2 主要功能有網站欄目設置、網站信息利用、檔案信息檢索與顯示、用戶反饋等。
　　 6、WEB管理子系統
　　 6.1  完成對“公用信息和檔案信息”服務平臺的后臺管理。
　　 6.2  由網站信息發布、自動統計、用戶管理、網絡共享庫管理等。
二、系統特點如下：
　　 1、以現代信息技術為基礎
　　 數字化檔案館實現了檔案信息的網絡化存取、分布式管理和7*24小時檢索訪問，是充分應用了計算機、多媒體、網絡通信及數據庫等技術的結果。
　　 2、以檔案信息為核心內容
　　數字化檔案館是一個綜合信息資源庫。信息采集的范圍不僅是館藏的實體檔案，還包括現行文件、企業產銷過程中產生的有效數據、公共服務信息等，其載體形式包括OA電子公文、CAD工程檔案、視頻、音頻、圖像等。
　　 3、標準、有序、安全的數字檔案資源管理
　　 采集的各類信息根據不同的要求進行分類、整理、鑒定、組織等有序整合，確保其真實、完整、有效，使之形成標準、有序的信息資源庫。利用身份認證、訪問控制，密鑰等安全保密技術措施，確保信息的安全與合理利用，有效維護整個系統的信息安全。
　　 4、分布式信息系統
　　 數字化檔案館已不是一種具體檔案館形態，而是一個分布式的信息系統，是在網絡環境下對檔案信息資源進行管理的新模式，其實質是形成一個有序的信息空間和開放的信息環境。實現方式通常是利用信息中心的寬帶網絡，將分布于不同地區的檔案信息資源以網絡化方式互相鏈接，實現資源共享。
　　 5、面向多層次、多用戶的綜合應用系統
　　 數字化檔案館不僅涉及檔案信息的采集、整理、存貯、檢索、傳遞、保管、利用、鑒定、統計及館藏檔案數字化工作，還涉及到標準規范與法規的制定，軟／硬件基礎設施的構建、應用系統的開發，數字化資源的建設、人才隊伍的培養等諸多方面的內容，是一個集軟件工程、網絡工程、計算機工程、信息組織工程于一體的綜合應用系統工程。
　　 6、先進、高效、穩定的開發模式
　　 系統以文檔一體化為基礎，采用C/S模式和B/S模式相結合的開發方法，預制了各行業的基礎文檔數據目錄庫，并支持二次動態創建，充分實現了原文錄入、原文瀏覽、全文檢索、光盤制作、報表設計、安全控制、數據接口等核心技術，為各級檔案管理人員和利用人員搭建了一個功能強大的檔案信息管理、利用平臺。