在參加文化產業數字化加工的工作過程中，深深感到加強檔案數字化加工工作實施過程管理，是保證紙質檔案數字化加工工作順利開展的關鍵。結合檔案館開展紙質檔案數字化加工工作實際，談談對規范紙質檔案數字化工作實施過程管理的認識。

一、紙質檔案數字化加工前整理過程的管理

　　數字化是將紙質檔案數據圖像的轉換，而這個轉換的基礎是在完整、準確、清晰的檔案前處理、整理后進行的。紙質檔案數字化加工的流程：調卷——整理（編頁、核對目錄）——分解——掃描——還原裝訂——圖像處理——索引著錄——質量檢驗——數字化掛接——電子版刻錄。在工作中，往往會忽略數字化加工的前處理過程，《紙質檔案數字化技術規范》規定在掃描之前，根據檔案的管理情況，按目錄數據準備、拆除裝訂、區分掃描件和非掃描件、頁面修整、檔案整理登記、裝訂等步驟對檔案進行適當整理，并確保檔案數字化質量。由于現存的紙質檔案產生的時代不同，檔案的紙張、筆跡各不相同，特別是傳統方法歸檔的檔案，分為案卷級和卷內級，各個時期形成的案卷和卷內條目的著錄和格式五花八門，行文不統一，有些用語不規范，頁碼編錯等問題很多。所以，數字化的前準備就是尤為重要的一項環節。因此，首先必須搞清紙質檔案現狀，并進行整理。筆者認為紙質檔案的現狀主要包括以下幾個方面：檔案的產生年代、檔案使用的紙張環境（包括紙張的厚度和損壞等情況）、檔案使用的筆類（含內文書寫的顏色）、檔案的裝訂情況（線、孔、膠水、螺絲及硬、軟封面、內文狀況）、檔案的目錄狀況（含目錄與內文是否吻合、目錄內容是否完整性）、檔案編頁準確的數量等方面：因此，在對紙質檔案數字化之前，必須分清輕重緩急，在開展鑒定工作以后，根據館藏檔案重要程度、破損情況、利用需求等，詳實進行統籌規劃，分步實施數字化。以館藏重點檔案、重要全宗的檔案和涉及民生等檔案優先進行數字化。

　　二、紙質檔案數字化加工操作過程管理

　?。?）檔案全文掃描后的劃分關系到條目與掃描圖像的掛接，工作人員要根據所輸入的條目，認真仔細的劃分，確保掛接后數據與圖像的一致性。嚴把檔案資料原件還原關。在數字化掃描進行前我們都要拆卷（件），拆除裝訂物，完成掃描后再重新裝訂起來，按技術要求，案卷裝訂要保持檔案的原貌。由于檔案案卷的歷史原因和實際操作的疏忽，致使出現兩種不應該出現的狀況：一是發生漏裝訂部分檔案頁面；二是把屬于本案卷的文件，錯裝進另一案卷。這些問題的出現勢必會使與檔案案卷原貌不相符，以致影響到檔案復原后的質量，因此一定要按照檔案整理的技術要求，認真細致的做好數據檔案的還原裝訂，確保檔案的前后一致性。

　　三、紙質檔案數字化加工成果數據驗收過程管理

　　根據《紙質檔案數字化技術規范》規定數據驗收主要包括：數據抽檢、驗收指標、驗收審核、驗收登記四個方面的內容。組織嚴格規范的數據驗收，是保證數字化加工質量的重要手段，紙質檔案數字化加工，任何一個邏輯錯誤，都會給數據的管理和使用帶來麻煩或隱患，要賦予數字化加工各環節工作人員質量檢查任務，每個工作人員操作前，要先對上一環節提供的檔案或數據進行質量檢查；檔案掃描員負責檢查檔案前處理質量，圖像處理員負責檢查檔案前處理和檔案掃描質量，數據掛接員負責檢查檔案前處理、檔案掃描和圖像處理質量，質檢員負責檢查所有環節工作質量，各班組長負責檢查本班組人員工作質量。數據驗收包括目錄數據庫、圖像文件及數據掛接的總體質量，抽檢的比率是一個全宗不得低于5%，如出現目錄數據庫與圖像文件掛接錯誤，或目錄數據庫、圖像文件之一出現不完整、不清晰、有錯誤等質量問題時，抽檢標記為“不合格”；一個全宗的檔案，數字化轉換質量抽檢的合格率達到95%以上時，給予驗收“通過”，驗收結論必須經處室相關人員、局館領導審核簽字后方可有效，并填寫紙質檔案數字化驗收登記表單，數據驗收過程結束。

　　四、紙質檔案數字化加工成果安全管理