檔案數字化受到越來越多企事業單位的重視，那么，什么是檔案數字化？如何實現檔案數字化？

　　一、檔案數字化概述
　　所謂檔案原件數字化、信息化就是利用計算機掃描技術將紙質、縮微膠片、底片等載體上的檔案信息作數字化處理，生成數字影像文件進行存貯，并將檔案檢索信息輸入計算機，采用計算機檔案管理系統進行管理和開發利用。
　　檔案數字化能有效保護檔案原件
　　1.代替原件使用,把原件妥善地保存起來，便可以有效地延長原件的保存時間。
　　2.數字化副本分地保存。
　　3.防止檔案材料因磨損造成字跡模糊褪變。
　　檔案數字化優勢
　　1. 不再受“孤本”的限制，可以多人同時借閱一份檔案資料，也不必擔心檔案在借閱過程中有損毀。
　　2. 不再受“地域”的限制，異地調閱，擴大了檔案的利用空間，方便更多的人了解、利用檔案。

　　3. 不再受“時間”的限制，利用者可以隨時使用自己需要的文件。

　　二、檔案數字化流程及細節

　　1.檔案分類整理與消毒
　　按照檔案情況：年度、類別、保管期限等進行分類整理，將部門編制不統一的進行統一分類，以便數字化后方便查找與管理。將整理好的檔案進行消毒。
　　2.檔案交接
　　分類整理后的檔案按年度、類別進行提卷，提卷人員按照要求，編寫檔案的頁號和需要掃描錄入的文件頁號，抽取不需掃描的頁面，并按實際頁數填寫詳細的檔案交接清單，并由主管人員簽字。
　　3.著錄項
　　著錄項為了方便查閱與管理，打印制作檔案目錄及檔案封面，對文字錄入的準確性要求較高，但要錄的文本域并不是完全統一的在某一頁面上，一些文本域要在多個文件中選擇，著錄項內容需按照國家檔案局有關標準結合的實際情況錄入。
　　文本域錄入按照統一的標準對所需錄入的文本進行標引、按照錄入特征制作相應的《文字錄入工作說明書》，供錄入員和校對人員參考。
　　注：案卷目錄和卷內目錄按照檔案進館標準錄入。案卷目錄和卷內目錄的樣式可根據檔案的實際情況做相應調整。
　　4.檔案拆分
　　檔案拆分前要對檔案進行統一的編號，編制總頁號后，要從中選中需要掃描的頁面。再一次編制所需掃描的頁號，兩個頁號需要用顏色或位置區分，以便檔案還原時能夠清楚區分和核實頁數，檔案拆分時要嚴格按照要求對不需掃描的頁面進行標注。
　　5.檔案的掃描
　　原件的掃描與存儲格式完全按照國家檔案管理的統一標準要求掃描。掃描人員按照《掃描與處理工作說明書》的要求，填寫移交清單（此移交清單是檔案拆分人員和掃描人員共同填寫）并簽字領取后，進行紙介掃描。
　　掃描圖像使用先進的圖像掃描處理軟件，掃描人員可根據原稿質量，對系統進行定義，如自動傾斜校正、自動去污、自動分文件等處理功能。
　　在由系統自動處理功能的同時，掃描人員根據原件的實際情況做相應的調整，如超大頁面的處理、紙張顏色深淺及薄厚的處理、掃描時可根據不同原件的情況，調整圖像的分辨率、閥值、明亮度以及掃描方式和掃描速度，確保在掃描圖像質量清晰的情況下，使原件完好無損。
　　6.圖像處理
　　采用自動化處理和人工處理相結合的方式，確保圖像質量。通過校對系統對圖像進行校對，確保圖像順序正確、去斑點、污漬、黑邊、偏斜處理、校驗。在校對時發現不合格圖像及時返回前一工序進行改正。
　　7.質量檢驗
　　對掃描處理完成后的圖像頁面進行檢驗，對檔案拆分、掃描、修正、去污、文本流程圖的處理、插圖、照片的處理以及文本和圖像頁的匹配進行檢驗等質量進行全面檢驗。
　　對文本域錄入與文本錄入域的標引、文件的頁號及頁數進行對比，對掃描前的圖像頁的標引與掃描后的圖像頁的編號與頁數進行對比，發現不合格的登記清單并退回上一流程重新處理。
　　8.圖像與索引掛接
　　文本域錄入和掃描處理檢驗后的圖像成品，按年度進行文字圖像與系統的掛接，不需手工掛接即可實現文本與圖像頁與系統的掛接。掛接到檔案管理系統中后，進行再次的成品驗收，對各種使用習慣逐頁進行檢驗，驗收合格后移交驗收小組驗收。
　　9.案卷整理
　　檔案整理工作嚴格按照國家檔案局規定的相關標準進行有序的整理，由公司安排的專人負責案卷整理與還原。

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　　三、系統設計方案
　　1.系統概述
　　針對檔案數量龐大，分散存放，查閱困難，難以利用歷史檔案形成統計信息，檔案占用存放空間，保存時間短等急需解決的問題。我們推出致得檔案管理系統，與掃描儀、高拍儀集成，可以完美解決上面提到的檔案數字化流程。
　　2.功能介紹
　　全類型檔案的統一管控平臺：
　　處理模式：檔案資料集中存儲在檔案管理系統中，極其便于快速、準確查閱各種卷宗。
　　保密性：基于數據庫的安全設計，可設定查閱檔案的權限，每個用戶登陸查閱系統時，都被賦予不同的權限，可以查閱哪些、不可以查閱哪些檔案，這在檔案管理中非常有實際意義的。
　　查閱功能：檔案管理系統最大的優點是在查閱檔案時定位準確、檢索速度極快。
　　例如：需要查閱一卷宗，只要進入搜索界面，填上搜索條件，系統就會馬上調出相應的檔案信息。由于采用了數碼技術，在拷貝的過程中影像信息不會有絲毫的損失。
　　統計功能：利用已建立的檔案數據庫索引字段，可以快速準確的統計各類檔案信息。
　　計劃功能：根據統計功能模塊的統計資料，利用設置好的公式，做出季度或年度計劃預算提議，起到給計劃部門參考的作用。
　　3.系統特點
　　針對海量檔案信息的掃描建庫與信息化工作，本系統采取先進的數字化技術與流程及存儲技術。
　　采取流水線作業方式。按照工作流程將各個工序細化與規范化，做到分工明確，各個工序相互銜接，環環相扣，工作中互相配合與支持，提高工作效率。
　　采取高速掃描，彩色與黑白相結合。
　　運用條形碼技術管理檔案。在檔案管理系統中采用條形碼技術，在檔案封面、卷內目錄上打上條形碼，掃碼槍直接掃碼，為掃描和今后管理使用。
　　自動化程度高。流程中各項工作盡量減少人工的干預。

　　采取先進存儲設備。建立數據服務器，利用磁盤陣列。

　　四、實施方案
　　1.目標：建立檔案數字化影像處理自動化生產線，建立檔案影像文檔大型數據庫。
　　2.場地介紹：按流程所示，根據現有場地進行分區布置，整個工作區分為：整理區、新案掃描區、舊案掃描區、質檢區、裝訂區。
　　3.流水生產線設計：
　　工序細分：生產線設計的原則就是把工序細分，工序合理劃分，降低失誤率，提高工作效率。
　　避免瓶頸：另一個原則就是避免出現瓶頸，整個流程的設置要負載均衡，每個工序的工作量要相當。合理分配每個工序的人手和工作量，方案設計充分考慮實際情況，經過科學的驗證，使方案切實可行。

　　區域劃分原則：每個工序有自己獨立的工作區域，區域設置要合理，就是符合流水線生產的劃分，前后工序的區域應該盡量相鄰；區域標志清晰明確，區域間指示清楚直接。